基于Word的论文编辑排版技巧小议

[摘 要] 在论文排版编辑过程中,需要经常用到Microsoft OfficeWord进行一些排版和设计,并按照规范要求的格式输出。本文对在实际应用中用到一些技巧及方法做一些简单的总结。
[关键词]Word; 论文编辑; 排版技巧
doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2010 . 22 . 029
[中图分类号]F270.7; TP311 [文献标识码]A [文章编号]1673 - 0194(2010)22- 0060 - 03

1长篇文档中使用不同页眉

如何在一个Word文档中设置不同的页眉?本文利用“分节符”来实现。
分节符是为表示节结束而插入的标记。分节符中保存有节的格式设置元素,如页边距、页的方向、页眉和页脚以及页码的顺序。要为部分文档创建不同于其他部分的页眉或页脚,先对文档进行分节,然后断开当前节和前一节中页眉或页脚间的链接。具体操作步骤是:
(1) 将光标定位在要使用不同页眉或页脚的页的后一行的末尾处,单击“插入/分隔符”命令,弹出“分隔符”对话框,选择“分节符”类型中的“下一页”,单击“确定”按钮(见图1)。
(2)执行“视图/页眉和页脚”命令,打开“页眉和页脚”工具栏,此时的光标会定位在下一页的页眉处。
(3)单击“页眉和页脚”工具栏上的“链接到前一个”按钮,关闭页眉之间的链接(成功后,在页眉的右上方“与前一节相同”几个字消失)(见图2)。
修改已有的页眉或页脚,或为该节创建新的页眉或页脚。这个设置将应用于本节所有页。若其余各页需要修改则按此方法操作即可。

2两栏文档的页码插入

在Word中将文档分成两栏,然后再插入页码时,每页两栏只有一个页码。在实际应用中,我们需要两栏各有一个页码,例如在打试卷、文件等时,一般都是将纸张大小设置成A3纸,然后在文档中分成两栏,我们要求左右两栏各有一个页码,而且页码是连续的,那么用传统的调入页码方法将不能实现。其实,Word可以自动在两栏中都插入页码。
(1) 将文档的栏数设置成一栏。点击菜单“格式”->“分栏”,在弹出的对话框中如果显示的不是一栏,那么把它设置成一栏。
(2) 接下来进行页面设置。选择“文件”->“页面设置”,将纸张大小设置成所希望的大小,例如A3纸设置成:宽38cm,高26.5cm,然后把“方向”设置成横向。点击“页边距”标签,将上、下、左、右各自设置好,再将“拼页”选中(见图3)。PaperisOk论文查重网提供知网查重服务，所有论文查重系统均来之官网检测，查重报告均支持验证真伪！不论您学习哪个专业，写作什么类型的论文，只要您有文本相似度检测的需求，知网查重检测系统总有一个版本适合您。
(3) 选择“插入”->“页码”,在“页码”对话框中设置好页码的“位置”->“对齐方式”。确认“首页显示页码”被选中。再点击“格式”按钮,设置好“数字格式”和“起始页码”,两次点击“确定”按钮,即可。

3巧用Alt键实现图片的定位

在Word文档中放置图片,它会自动与一个可见的网格对齐,以确保所有内容整齐排列。双击该图片并在“版式”选项卡中选择某种环绕方式确定后,会发现位置往往不尽如人意。如果需要地控制图片的位置,可以在按住Alt键的同时拖动对象到某具体位置,这种方式移动图片对象时不是按照网格间距进行移动的,可以达到定位图片对象的目的。

4去除页眉下横线

去掉Word页眉下的那条横线可以用下面4种方法:
(1) 可以将横线颜色设置成“白色”;
(2) 在进行页眉和页脚设置时,设置表格和边框为“无”;
(3) 在进行页眉和页脚设置时,选中段落标记并删除它;
(4) 将“样式”图标栏里面的“页眉”换成“正文”就行了。

5设置上下标注

在编写学术论文时,因为有数学、物理、化学等公式,所以很容易用到标注,有两种设置标注的方法:
(1) 选中需要做上标的文字,然后按下组合键Ctrl+Shift+“+”,就可将文字设置为上标了,再按一次又恢复到原始状态;按Ctrl+“+”可以将文字设为下标,再按一次又恢复到原始状态。
(2) 选中需要做上标的文字,然后点击右键或者选择“格式”菜单中“字体”,在“字体”对话框的“效果”选项中,勾选所需的多选框(如图4所示)。

6选择合适的粘贴格式

写论文的时候,不可避免会从其他格式的资料中复制一些相关的文字,由于这些资料的格式很多,如PDF格式(Adobe Acrobat文档)、CAJ格式(中国期刊网)、PDG(超星文档)等,在这些资料中复制了文字后,若要直接粘贴到Word中,会将相关的格式如段落标记符、制表符、手动换行符等粘贴到Word中,不适合Word文档的编写,所以在复制了文字后,应该首先选择“编辑”菜单中的“选择性粘贴”,在弹出的对话框中,选择“无格式文本”,这样纯文本的文字就粘贴到Word中了。

7斜线表头的处理

斜线表头是写论文时经常用到的一种单元格格式,其位置一般在行的列。设置前要将此单元格用拖动横线和列线的方式将其设置得足够大,并将插入点定位在单元格中。然后执行“表格”菜单中的“绘制斜线表头”命令,当出现对话框后,选择“表头样式”,分别填入行标题、列标题和数据标题等,后点击“确定”按钮。
删除斜线表头的方法是,单击要删除的斜线表头,当周围出现选定标记时,按Del键即可删除该斜线表头。

8自动标注汉字拼音

如果有些论文写作过程中需要输入汉语拼音,我们只需要利用Word的“拼音指南”功能,就能够自动将汉字拼音标注出来。比如,我们输入“沆瀣一气”,要想给“沆瀣”两字上加上拼音,则选择两字,然后单击“格式”菜单的“中文版式”子菜单中的“拼音指南”,在弹出的拼音指南对话框中设置好拼音的对齐方式、字体和字号后按确定,Word就把所定义的汉字标注上了汉语拼音。

9Excel“活”表格插入到Word文档中

9.1从Excel文件插入嵌入对象或链接对象
如果已经用Excel编辑好了表格,那么可以按下述步骤将其插入到Word文档中:
(1) 同时打开Word文档和要从中创建链接对象或嵌入对象的数据所在的Excel工作表。
(2) 切换到Excel,然后选择所需的整个工作表、单元格区域或图表。
(3) 按“Ctrl+C”组合键。
(4) 切换到Word文档,然后单击要显示信息的位置。
(5) 在“开始”选项卡上的“剪贴板”组中,单击“粘贴”下的箭头,然后单击“选择性粘贴”(见图5)。
(6) 在“形式”列表中,选择“Microsoft Office Excel工作表对象”。
(7) 如果希望插入嵌入的对象,则单击“粘贴”(见图6);如果插入链接对象,则单击“粘贴链接”。
(8) 单击“确定”按钮。
9.2在Word文档内创建新Excel工作表
如果尚未将需要的表格用Excel编辑好,那么可以在Word文档内创建新工作表,具体操作如下:
(1) 在Word文档中要创建工作表的位置放置插入点。
(2) 在“插入”选项卡上的“表格”组中,单击“表格”,然后单击“Excel电子表格”(见图7)。
(3) 将Excel工作表作为嵌入对象插入到文档中,就可以在工作表中填入所需的信息了。
在Word文档嵌入Excel工作表对象时,如果修改源Excel文件,Word文件中的信息不会相应更改。嵌入的对象会成为Word文件的一部分,并且在插入后不再是源文件的组成部分。
由于信息包含在一个Word文档中,因此,当不想让信息反映源文件中的更改时,或者不想让文档收件人考虑对链接信息的更新时,适合使用嵌入。在Word文档链接Excel工作表对象时,如果修改源文件,则会更新信息。链接数据存储在源文件中。Word文件或目标文件只存储源文件的位置,并显示链接数据。如果担心文件的大小,则可使用链接对象。如果要包含单独维护的信息,例如由其他部门收集的数据,并且需要让该信息在Word文档中保持新,那么也适合使用链接。

作者：王明吉
来源：中国管理信息化 2010年22期

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